JuS Magazin 11-12/2008

Textverarbeitung clever nutzen (Teil 7)

Erstellen eines Musterbriefes nach DIN-Vorgaben

Ob für die Bewerbung oder sonstige Korrespondenz – der Brief eines Juristen, gleich welchen Ausbildungsstadiums, sollte den Regeln entsprechend gestaltet sein. Und um das zu erreichen, müssen keine großen Anstrengungen unternommen werden.

In der juristischen Ausbildung steht neben der Vermittlung von Gesetzgebung und Rechtsprechung natürlich auch die Methodik im Vordergrund. Aufgrund ihrer Ausbildung wird von Juristen erwartet, dass sie sich sozusagen in jedes fremde Sachgebiet einarbeiten können. Das führt nicht selten dazu, dass bei Akademikern allgemein, aber gerade auch bei Juristen vorausgesetzt wird, dass sie sich gewählt ausdrücken, ihre Gedanken strukturiert zu Papier bringen und das ganze auch noch „leserfreundlich“ gestalten können. Die Praxis zeigt jedoch, dass es bei vielen Juristen Defizite beim Umgang mit der Textverarbeitung gibt, weil schlichtweg nicht die Notwendigkeit besteht, sich eingehender mit ihr zu befassen, da man beispielsweise ohnehin nicht mehr selber schreibt, sondern diktiert. Diesen Luxus kann man sich jedoch im Rahmen der Ausbildung noch nicht erlauben, d.h. Haus- / Diplom- / Doktor- und Seminararbeiten, Bewerbungen, Lebensläufe oder auch die Korrespondenz an Gerichte, Behörden, Prüfungsämter, universitäre Einrichtungen usw. muss man schon selbst erstellen. Und dazu ist es notwendig, dass man zum einen die formellen Rahmen der jeweiligen Schriftstücke kennt und zum anderen, dass man generell mit der Textverarbeitung auf dem heimischen Computer umgehen kann. In den vergangenen Ausgaben wurde die Umsetzung des formellen Rahmens von Hausarbeiten o.ä. in Word 2003 sowie Word 2007 beschrieben, nun folgt eine Anleitung zur Erstellung einer Vorlage für gute Korrespondenz.

Grundlagen

Manche Gestaltungsmerkmale in Geschäftsbriefen scheinen fast schon willkürlich, anderen sieht man den praktischen Nutzen auf den ersten Blick an. Ist die Markierung, welche die Mitte eines DIN A4-Blattes angibt, ein „netter Service“ für den Empfänger, damit dieser weiß, wo er den Locher anzusetzen hat, so ist die Platzierung eines Adressfeldes oder auch einer Falzmarke für den Verfasser der Briefes selbst äußerst praktisch. Zwei Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN) regeln die Gestaltung eines Geschäftsbriefes: DIN 676 und DIN 5008 (aktuelle Fassung: Mai 2005). Details zu diesen Normen finden sich im Internet beispielsweise auf Wikipedia.de.

Die DIN 676 wird bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes angewendet. Hier sind genaue Maßangaben für die DIN-gerechte Aufteilung einer DIN A4-Seite geregelt. Dabei wird die Seite geteilt in

- Briefkopf (Name bzw. Logo des Absenders) ganz oben,
- darunter nebeneinander Anschriftenfeld und ggf. Informationsblock,
- darunter die Betreff- oder Bezugszeichenzeile,
- dann das eigentliche Textfeld und
- ganz unten die Fußzeile (mit Geschäftsangaben, wie z.B. Unternehmensangaben oder Kontoverbindung).

Die DIN 5008 legt hingegen Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört damit zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Geregelt werden u.a. Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen / -Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen oder auch die Gliederung von Texten.

Jetzt muss man sich vielleicht nicht hundertprozentig an die DIN-Vorgaben halten, aber es empfiehlt sich grundsätzlich schon, sich an ihnen zu orientieren. Denn durch diese Art der Briefgestaltung schafft man für sich und auch für den Empfänger des Schreibens ein gewohntes Bild, erleichtert somit die Lesbarkeit und letztlich auch die Informationsübermittlung.

Umsetzung

Die Vorteile einer Dateivorlage haben sich ja bereits bei der Erstellung einer solchen für Hausarbeiten etc. gezeigt. Einmal erstellt, kann man immer wieder darauf zurückgreifen und muss sich nicht bei jedem Schriftstück erneut mit den gleichen lästigen Formalitäten herumschlagen.

Nachfolgend wird Schritt für Schritt beschreiben, wie man eine an dem aktuellen DIN-Rahmen angepasste Vorlage mit Microsoft Word erstellt. Die Seitengröße ist ja bereits vorgegeben, in den meisten Fällen wird Korrespondenz auf einer hochformatigen DIN A4 Seite erstellt, welche in Word auch bereits voreingestellt ist.

Zunächst muss ein neues Word-Dokument geöffnet werden, bevor im nächsten Schritt dann ein Name dafür vergeben werden sollte. Das neue, noch leere Word-Dokument wird also über den Punkt „Speichern unter…“ im Menü „Datei“ beispielsweise mit der Bezeichnung „Vorlage“ versehen. Soll das Dokument als echte Vorlage verwendet werden, muss unter „Dateityp“ noch „Dokumentvorlage (*.dot)“ ausgewählt werden. Ab dann muss für Zwischenspeicherungen nur noch das kleine Diskettensymbol in der Word-Symbolleiste angeklickt oder alternativ die Tastenkombination STRG und S gedrückt werden.

Nun den ebenfalls im Menü „Datei“ befindlichen Befehl „Seite einrichten…“ anklicken. Im darauf erscheinenden Dialogfeld können u.a. die Seitenränder (erste, schon aktive Karteikarte) eingestellt werden. Für den linken Seitenrand sind 2,41 cm und für den rechten Rand 0,81 cm einzugeben. Anschließend kann mit Klick auf den „Ok“-Button bestätigt werden, so dass die vorgenommenen Änderungen für das aktuelle Dokument übernommen werden.

Möglicherweise wandelt Word die cm-Angaben in px-Angaben um, was aber kein Problem darstellt, es können jederzeit Werte in Zentimeter eingegeben werden.

Die DIN-Vorgaben unterscheiden zwei Briefarten mit unterschiedlichen Briefköpfen: dem Brief mit kleinem und dem mit erweitertem Briefkopf. Aufgrund der Tatsache, dass Jurastudenten bzw. Referendare in aller Regel kein Logo o.ä. haben, wird hier die Vorlage mit kleinem Briefkopf angelegt. Das reicht vollkommen aus, um etwa den eigenen Namen nebst evtl. vorhandener Titel oder Namenszusätze einzufügen. Der Briefkopf selbst kann weitgehend nach eigenen Wünschen gestaltet werden. Es ist vorgesehen, dass der Briefkopf maximal 5,08 cm hoch sein soll. Innerhalb dieses Bereichs sind im Prinzip keine Gestaltungsgrenzen auferlegt allerdings sollte natürlich schon darauf geachtet werden, dass alles lesbar und übersichtlich bleibt. Hier gilt: weniger ist mehr.

Der eingangs erwähnte Informationsblock ist wohl eher etwas für große Unternehmen oder Behörden, die z.B. den jeweiligen Sachbearbeiter o.ä. anzugeben haben. Im Rahmen dieses Beitrages vernachlässigen wir dieses Feld.

Die DIN-Vorgaben beginnen dann mit dem eigentlichen Anschriftenfeld, welches so zu positionieren ist, dass es bei entsprechender Faltung des Schreibens in den entsprechenden Adressfenstern von handelsüblichen Briefumschlägen zu sehen ist. Es kann also zusätzlich auch der obere Seitenrand festgelegt werden, wenn etwa dort eine Grafik eingefügt werden oder ggf. sogar auf vorgedruckte Briefbögen zurückgegriffen werden soll. Dazu ist erneut das Dialogfeld „Seite einrichten…“ zu öffnen (s.o.) und für den oberen Seitenrand der Wert „5,08 cm“ einzutragen. Anschließend wieder mit „Ok“ bestätigen.

Nun kann das Adressfeld angelegt werden. Dies passiert am besten mit einem Positionsrahmen. Dazu muss zunächst die Symbolleiste „Formular“ eingeblendet werden, was mit einem Klick auf „Ansicht“ – „Symbolleisten“ – „Formular“ zu bewerkstelligen ist. Dort bewirkt ein Klick auf den Button „Positionsrahmen einfügen“, dass sich der Mauszeiger in eine Art Fadenkreuz verwandelt. Damit kann nun ein beliebig großes Feld „aufgezogen“ werden, indem die linke Maustaste gedrückt gehalten und die Maus nach rechts unten gezogen wird. Die genaue Größe und Position des Rahmens werden anschließend festgelegt. Dazu muss der Rand dieses Positionsrahmens zunächst allerdings markiert werden, indem mit dem Mauszeiger darauf gezeigt und mit der linken Maustaste einmal geklickt wird. Anschließend erscheinen diverse kleine Vierecke an den Rändern des Rahmens. Nun muss noch ein Klick mit der rechten Maustaste auf den soeben markierten Rahmen erfolgen (der Mauszeiger verändert seine Form in eine Kreuz aus vier Pfeilen), woraufhin ein Kontextmenü erscheint. Aus diesem Kontextmenü muss der Punkt „Positionsrahmen formatieren…“ ausgewählt werden, es erscheint nun das entsprechende Dialogfeld. Hier können nun verschiedene Angaben zum Positionsrahmen gemacht werden. Der Positionsrahmen soll nach DIN-Vorgaben insgesamt 45 mm hoch sein, wobei 5 mm für den Absender und 40 mm für die eigentliche Anschrift vorgesehen sind. Im Abschnitt „Größe“ muss unter „Höhe“ also „4,5 cm“ eingetragen werden. Im Listenfeld davor muss der Eintrag „Genau“ ausgewählt werden. Nach DIN-Vorgaben beträgt die Breite des Anschriftenfelds 85 mm. Im Abschnitt „Größe“ muss also für die „Breite“ der Wert „8,5 cm“ eingetragen und dafür ebenfalls „Genau“ eingestellt werden.

Nun muss noch die Position des Feldes auf der Seite festgelegt werden. Das Textfeld soll 20 mm vom linken Blattrand beginnen, also 4,1 mm links vom eingestellten Schreibrand. Dazu tragen Sie innerhalb des Dialogfeldes unter „Horizontal“ im Feld „Position“ den Wert „2 cm“ ein und markieren im Listenfeld „Relativ zu“ den Wert „Seite“. Nach der horizontalen muss abschließend noch die vertikale Position angegeben werden. Hierzu wird der Eintrag „Oben“ im ersten Listenfeld „Position“ und unter „Relativ zu“ den Eintrag „Seitenrand“ ausgewählt. Damit beginnt der Positionsrahmen exakt am oberen Seitenrand.

Mit einem Rechtsklick auf den Rand des Positionsrahmens und dem Aufruf des Befehls „Rahmen und Schattierungen“ aus dem Kontextmenü öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem die Rahmenart des Feldes angegeben werden kann. Auf der Registerkarte „Rahmen“ kann unter „Einstellung“ u.a. auch der Eintrag „Ohne“ ausgewählt werde. Nach anschließendem Klick auf „Ok“ verschwindet der bisherige Rahmen um das Feld.

Damit ist das Anschriftenfeld hinterlegt. In die erste Zeile des Felds kann optional die eigene Anschrift als Absenderadresse eingetragen werden, und zwar innerhalb einer Zeile mit einer im Vergleich zum normalen Text des Schreibens kleineren Schriftgröße (z.B. 8 Pkt.). Darunter schließt sich, nach zwei Leerzeilen, die Anschrift des Empfängers an. Dazwischen können bei Bedarf noch postalische Vermerke, wie etwa „per Einschreiben“, „persönlich“ o.ä., eingefügt werden. Im Anschriftenfeld haben Sie dann sechs Zeilen Platz, um die Adresse zu erfassen. Diese sollte folgende Angaben, sofern vorhanden bzw. nötig, enthalten:

- Firma / Unternehmensbezeichnung
- Ansprechpartner
- Abteilung
- Straße/Postfach
- Postleitzahl und Bestimmungsort
- ggf. Bestimmungsland außerhalb Deutschlands

Für die Vorlage können hier zunächst entsprechende Platzhalter eingefügt werden.

Unter diesem Adressefeld (Positionsrahmen) folgt nach zwei Leerzeilen die Betreff- bzw. die Bezugszeichenzeile, nach wiederum zwei Leerzeilen folgt dann der eigentliche Brieftext.

Die Markierung für die Falzmarke wird ebenfalls per Positionsrahmen festgelegt. Dazu genügt ein erneuter Klick auf den Button „Positionsrahmen einfügen“ auf der vorhin geöffneten zusätzlichen Symbolleiste und die Vorgehensweise entsprechend derjenigen zum Einfügen des Adressfeldes (s.o.). Die Werte des nun weiteren, aufgezogenen Feldes sind:

- „horizontale Position: 0,5 cm“, „Relativ zu: Seite“
- „vertikale Position: 10,5 cm“, „Relativ zu: Seite“
- Breite: „0,4 cm“
- Höhe: „0,02 cm“

Der Wert für die horizontale Position wird auf 0,5 Zentimeter gesetzt, da die meisten Drucker nicht näher am Rand drucken können.

Zur Anbringung der Lochermarkierung kann ganz genauso vorgegangen werden, es muss lediglich der Wert für die „vertikale Position“ auf „14,85 cm“ eingestellt werden, da diese sich ja genau in der Mitte des DIN A4 Blattes befinden soll.

Nun können in der Fußzeile noch beispielsweise Bankdaten und / oder Steuernummer eingegeben werden. Dazu genügt ein Mausklick auf den Punkt „Kopf- und Fußzeile“ im Menü „Ansicht“. Daraufhin verändert sich das Aussehen des Dokumentes etwas und eine zusätzliche Symbolleiste erscheint. Wenn bis ans untere Ende der Seite gescrollt wird, können die Angaben zur Bankverbindung bzw. zur Steuernummer dort getätigt werden.