Best practice: E-Mail-Signatur

Nicht alle, aber viele

Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (kurz: EHUG) ist im Wesentlichen zum 1. Januar 2007 in Kraft getreten. Darin finden sich Änderungen für diverse Gesetze, u.a. für das Handelsgesetzbuch (HGB), das GmbH-Gesetz (GmbhG) oder auch das Aktiengesetz (AktG). Ein für die Praxis bedeutsamer Punkt im EHUG ist die Ausweitung der Informationspflichten im Geschäftsverkehr auf elektronische Korrespondenz. So wurde beispielsweise die ursprüngliche Fassung der Vorschrift des § 37a HGB um die entscheidenden Worte "gleichviel welcher Form" ergänzt. Diese Norm lautet inzwischen also wie folgt:

"Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, [der Rechtsformzusatz], der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden."

Bis dato mussten die aufgezählten Angaben lediglich auf dem Papier-Briefbogen, also auf den klassischen Geschäftsbriefen, getätigt werden. Seit Anfang 2007 gilt diese Verpflichtung auch für elektronische Geschäftsbriefe, also insbesondere für E-Mails.

Das EHUG gilt zwar nicht für Freiberufler / Selbständige, sehr wohl aber für die meisten Unternehmensformen, nämlich z.B. für folgende:

  • Kommanditgesellschaft (KG), § 177a HGB
  • offene Handelsgesellschaft (oHG), § 125a HGB
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), § 35a GmbHG
  • Unternehmergesellschaft (UG (haftungsbeschränkt))
  • Aktiengesellschaft (AG), § 80 AktG
  • GmbH & Co. KG
  • Einzelkaufleute (e.K. / e.Kfr.), § 37a HGB

Grußformel, Unterschrift & Pflichtinformationen

Es wird im Gesetz nicht bestimmt, wo genau diese Angaben zu platzieren sind, sie müssen aber natürlich für den jeweiligen Empfänger gut auffindbar sein und zumutbar zur Kenntnis genommen werden können. Auf Papier-Briefbögen finden sich die Pflichtinformationen häufig in der Kopf- und / oder der Fußzeile. Im elektronischen Geschäftsverkehr hat sich als Platz die E-Mail-Signatur durchgesetzt, also der Part unterhalb der abschließenden Grußformel.

Bisweilen werden E-Mails auch z.B. mittels HTML-Befehlen ähnliche wie der Papier-Briefbogen gestaltet, so dass die Angaben auch hier in die Kopf- bzw. Fußzeile rutschen. Allerdings kann oder will nicht jeder Mail-Empfänger solche HTML-Mails empfangen, denn dies bringt auch eine potentielle Malware-Gefahr mit sich. Daher ist aus juristischer Sicht zu empfehlen, dass jedenfalls die Pflichtangaben gem. EHUG-Vorgaben als reinen Text in die Mail-Signatur wandern.

Pflichtangaben

Alle vom EHUG erfassten Unternehmen (s.o.) müssen in ihrer Geschäftskorrespondenz - egal welcher Form - folgende Pflichtangaben bereitstellen:

  • Name des Unternehmers bzw. Bezeichnung des Unternehmens
  • Rechtsformzusatz
  • Sitz des Unternehmens bzw. Unternehmers
  • (ausgeschriebener) Vor- und Nachname + Funktion der vertretungsberechtigten Person(en)
  • Registerangaben (Registergericht und Registernummer)
  • bei Bestehen eines Aufsichtsrats zusätzlich die Vor- und Nachnamen des bzw. der Aufsichtsratsvorsitzenden
  • optional: Angaben zum Kapitel (bei Kapitalgesellschaften)

Die im Einzelnen geforderten Pflichtangaben kommen einem vielleicht bekannt vor, denn sie decken sich mit denen, die z.B. schon das Telemediengesetz (TMG) für die Pflichtangaben im Online-Impressum fordert. Daher ist es jedenfalls nicht verkehrt, wenn man sich bei der Gestaltung der eigenen Mail-Signatur einfach an den Inhalten des eigenen Impressums orientiert (hier geht's zu "Best practice: Impressum"). Dann nimmt man im Zweifel mehr Informationen auf, als eigentlich durch die EHUG-Vorgaben gefordert, aber: besser als zu wenig.

Was durch das EHUG nicht gefordert, sich aber dennoch als sinnvoll erweist, ist die Aufnahme eines sprechenden Links zu den datenschutzrechtlichen Pflichtangaben gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). So kann z.B. durch den Hinweis "Datenschutz: www.xyz.de/datenschutz" auf eine Unterseite verwiesen werden, wo sich die Online-Datenschutzerklärung für die betreffende Website und auch zumindest ein weiterführender Link zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen für die eigenen "Offline"-Tätigkeit befindet. Damit hätte man dann auch die rechtlichen Vorgaben aus dem Bereich Datenschutz gleich mit erfüllt.

Checkliste

Unter dem Strich lassen sich als best practice folgende Punkte festhalten:

  • Einbindung der gesetzlichen Pflichtangaben als reiner Text (und nicht z.B. als Bilddatei)
  • inhaltliche Orientierung an den Angaben im eigenen Impressum (falls vorhanden)
  • zusätzliche Aufnahme eines sprechenden Links zu den Datenschutzinformationen
  • Platzierung unterhalb der Abschluss-Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen" o.ä.)
  • in jeder einzelnen, geschäftlichen E-Mail enthalten

Muster

Eine Muster-Mail-Signatur für eine GmbH mit Sitz in Deutschland könnte also etwa folgendermaßen formuliert werden:

"Mustermann GmbH
Musterstr. 123
12345 Musterhausen
Geschäftsführer: Max Mustermann
Registerangaben: AG Musterhausen, HRB 12345"

Damit wären die Pflichtangaben abgedeckt. In der Praxis bietet es sich aber an, hier noch mehr an im Geschäftsverkehr wichtigen Informationen zu platzieren. Sinnvoll ist die Übernahme des eigenen Web-Impressums plus einen sprechenden Link auf die Datenschutzhinweise. Eine solche, etwas "aufgemotzte" Mail-Signatur könnte dann wie folgt aussehen:

"Mustermann GmbH
Geschäftsführer: Max Mustermann
Musterstr. 123
12345 Musterhausen
Deutschland
Tel. 020-12345678
E-Mail: info@mustermann.de
Handelsregistereintrag: AG Musterhausen, Nr. HRB 12345
Umsatzsteuer-Identifikationsnr.: DE 123456789
Datenschutz: www.mustermann.de/datenschutz
Bankverbindung: Sparkasse Musterhausen, IBAN: DExx 1234 56789 0123 4567 89"